Prüfung der Künstlersozialabgabe durch die KSK / DRV

Jedes nach dem KSVG abgabepflichtige Unternehmen muss der Künstlersozialkasse nach Abschluss eines Jahres eigenverantwortlich eine Meldung vorlegen, welche Entgelte es an selbständige Künstler und Publizisten in dem Jahr gezahlt hat (sog. Entgeltmeldung). Ob diese Entgeltmeldung inhaltlich richtig ist, wird nicht direkt überprüft; statt dessen gibt es unregelmäßig Betriebsprüfungen durch die KSK oder die DRV. Bei diesen Prüfungen werden dann alle relevanten Unterlagen und Belege durchgesehen und nachgerechnet, ob die Entgeltmeldungen der vergangenen 5 Jahre richtig waren. Und wie bei jeder Prüfung gilt: Je besser man vorbereitet ist, um so weniger kann passieren.

A. Inhalt einer Prüfung

Grundlage der Prüfungen ist die KSVG-Beitragsüberwachungsverordnung (KSVG-BeitrÜV). Gegenstand der Prüfung sind nach » § 2 der VO die Abgabegrundlagen, also die Abgabepflicht dem Grunde nach (ob ein Unternehmen grundsätzlich zum Kreis der abgabepflichtigen Verwerter gehört oder nicht) und die Höhe der zu leistenden Künstlersozialabgabe.

1) Die Aufzeichnungspflichten

Ausgangspunkt jeder KSVG-Prüfung sind die Aufzeichnungen, die jeder Verwerter gem. » § 28 KSVG über die abgabepflichtigen Entgeltzahlungen führen muss: Für jedes Jahr müssen danach »fortlaufende Aufzeichnungen« geführt werden, aus denen sich das Zustandekommen der jeweiligen Entgeltmeldung ergibt - wie man also für ein Kalenderjahr auf die gemeldete Entgeltsumme gekomen ist, aus der sich dann die Höhe der Künstlersozialabgabe errechnet. Diese Aufzeichnungen - ob Excel-Tabelle oder Buchführungssoftware - müssen mindestens folgende vier Angaben enthalten sein:

• Name der beauftragten Person
• Inhalt der geleisteten Tätigkeit
• Tag der Zahlung
• gezahltes Nettohonorar inkl. Nebenleistungen

Diese Aufzeichnungspflichten sollten auch unbedingt beachtet werden, denn sie sind das Entrée für die Prüfung - und fehlende oder fehlerhafte Aufzeichnungen können mit einem Bußgeld belegt werden.

2) Vorzulegende Unterlagen

Die Prüfungen verlaufen in der Praxis ganz unterschiedlich. Zum einen variiert das know how der Prüfer sehr stark, zum anderen kann sich ein Prüfer auf Stichproben beschränken oder aber alle nur erdenklichen Unterlagen anfordern und die Prüfung sehr intensiv führen. Nach » § 7 der KSVG-BeitrÜV kann der Prüfer zahlreiche Unterlagen anfordern, wenn er es möchte:

• die bereits erwähnten Aufzeichnungen nach » § 28 KSVG sowie alle ihnen zugrundeliegenden Unterlagen,
• Verträge, die über künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen abgeschlossen worden sind,
• alle zum Rechnungswesen gehörenden Geschäftsbücher und sonstigen Unterlagen, die Eintragungen enthalten oder enthalten können über
  a) die Vertragsbeziehungen, die zur Inanspruchnahme von künstlerischen oder publizistischen Werken oder Leistungen geführt haben,
  b) die dafür gezahlten Entgelte,
• die Meldungen nach § 28a Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 und 2, Abs. 2 und 9 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch sowie die Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung,
• Auszüge aus den Prüfberichten der Finanzbehörden und die Prüfungsmitteilungen der Versicherungsträger,

Tip: Wenn Sie die Ankündigung für eine Prüfung bekommen, rufen Sie den Prüfer oder die Prüferin kurz an und fragen Sie, welche Unterlagen auf welche Art - Papier oder Zugang zur Buchhaltungssoftware - vorgelegt werden sollen. Auf diese Art sind Sie gleich im Gespräch, der Prüfer sieht Ihr Bemühen und Sie brauchen nur das zusammenstellen, was auch benöntigt wird.

Den KSVG-Prüfungen liegt das Prinzip der sog. »Einzelbelegprüfung« zugrunde, also die Prüfung jedes einzelnen Zahliungsbelegs auf seine Abgabepflicht hin. Dies lässt sich auch nicht mit einem "Können wir uns auf X einigen?« wegverhandeln. Ein Abweichen von der Einzelbelegprüfung ist nur möglich im Rahmen einer » Ausgleichsvereinigung, wenn sich also mehrere Unternehmen zusammenschließen und eine alternative, aber realistische Berechnungsmethode mit der Künstlersozialkasse vereinbaren.

3) Ablauf einer Prüfung

In der Praxis laufen die Prüfungen, wie schon geschrieben, ganz unterschiedlich. Manchmal beschränkt sich eine Prüfung auf Strichproben, manchmal geht sie weiter in die Tiefe. Manachmal guckt ein Prüfer genauer hin, manchmal nicht. Startpunkt einer Prüfung sind Ihre Aufzeichnungen, also die Listen der an selbständige Künstler gezahlten Entgelte pro Kalenderjahr. Hieran erkennt der Prüfer, was Sie als künstlerisch eingestuft haben - aber nicht, was Sie vielleicht übersehen haben. Häufig wird ein Prüfer dann zumindest kursorisch andere Rechnungen zeigen lassen oder Kontenblätter der Buchführung, um die Zahlungen anzusehen, die Sie als nicht-künstlerisch eingestuft haben. Je nach Einzelfall wird man über die Einordnung diskutieren anhand der tatsächlich erbrachten Leistung, zum Abschluß erstellt der Prüfer dann einen Prüfbericht, in dem das Ergebnis der Prüfung zusammengefasst und eine ggf. erforderliche Nachzahlung (oder Erstattung) festgehalten wird.

B. Rechtsmittel gegen das Ergebnis einer Prüfung?

Auf der Grundlage der Prüfung ergeht nach einer Anhörung ein Bescheid, welcher zB eine Nachzahlung festsetzt. Gegen diesen Bescheid können Sie ganz regulär Widerspruch einlegen und notfalls auch klagen.

Telefonische Beratung zur KSK

Wenn während einer Prüfung Fragen auftauchen oder Sie mit dem Ergebnis nicht einverstanden sind, können wir gerne den Sachverhalt mit Ihnen besprechen und Chancen für ein Rechtsmittel ausloten.

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